Comment choisir son destructeur de documents ?
Face à la montée des fraudes, les destructeurs de documents sont aujourd’hui plus que jamais indispensables dans les entreprises. Ils permettent de protéger vos données sensibles, telles que les informations clients, les données RH ou financières et, ainsi de respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis 2018. Cette loi oblige les entreprises et administrations qui traient des données à en assurer la sécurité, depuis la collecte jusqu’à la destruction. Or, il ne suffit pas de déchirer une feuille en deux et de la jeter à la poubelle pour en protéger le contenu.
Mais pour choisir le bon destructeur, vous devez réfléchir à l’usage que vous en ferez, au volume de documents à détruire et à vos besoins en termes de sécurité.
Quels sont les critères de choix d’un destructeur ?
1. Le niveau de sécurité
Le choix de votre destructeur dépend essentiellement de vos besoins en termes de sécurité.
Il existe 5 niveaux de sécurité (norme DIN 32757) :
- DIN P-1 : Niveau de sécurité général (documents professionnels non sensibles, documents personnels…) ;
- DIN P-2 : Niveau de sécurité standard (documents internes, financiers…) ;
- DIN P-3 : Niveau de sécurité confidentiel (données commerciales, informations salariales…) ;
- DIN P-4 : Niveau de sécurité secret (proposition stratégiques, dossiers personnels confidentiels…) ;
- DIN P-5 à DIN P-7 : Niveaux de sécurité « top secret » (documents gouvernementaux et militaires…).
2. Le type de coupe
En parallèle des niveaux de sécurité, il existe plusieurs types de coupes :
- Coupe droite (sécurité 1 et 2 = sécurité faible / moyenne) : coupe en fibres minces ;
- Coupe croisée (sécurité 3 = sécurité élevée) : coupe en petites particules ;
- Coupe micro et coupe super-micro (sécurité 4 et 5 = très haut niveau de sécurité) : coupe en particules microscopiques.
Vous pouvez retenir que plus la coupe sera petite, plus le niveau de sécurité sera élevé, car des documents réduits en fines particules sont plus difficiles à reconstituer que ceux simplement découpés en bandelettes.
3. Destructeur manuel ou automatique ?
En fonction de vos besoins, du volume et de la fréquence de destruction de vos documents, vous pouvez opter pour un destructeur manuel ou un destructeur automatique.
Les destructeurs manuels nécessitent de rester à côté le temps de la destruction de vos documents mais cela vous assure de ne pas avoir à les laisser sans surveillance.
A l’inverse, les destructeurs automatiques offrent un vrai gain de temps car il vous suffit de charger le bac et d’appuyer sur un bouton pour lancer la destruction de vos documents. Par contre, ceux-ci peuvent tomber entre des mains malveillantes lorsqu’ils sont en attente de destruction.
Pensez à vérifier la capacité de passage, c’est-à-dire le nombre de feuilles (feuilles standards, d’une épaisseur de 80 g/m²) qui peuvent être introduites simultanément dans le destructeur, et la vitesse de destruction, qui peut varier en fonction de la quantité de papier inséré et du grammage.
4. La contenance de la corbeille
La contenance de la corbeille dépend du nombre de personnes utilisant le destructeur et de la quantité de documents à détruire. Elle est généralement exprimée en litres et en nombre de feuilles A4 pouvant être recueillies.
Attention, ce n’est pas parce qu’une corbeille est plus petite qu’une autre, qu’elle peut contenir moins de documents. En effet, la coupe micro réduit vos papiers en de toutes petites paillettes, prenant moins de place que des bandelettes. Ainsi un destructeur coupe micro à petite corbeille pourra probablement accueillir autant de feuilles qu’un destructeur coupe droite à grande corbeille !
5. La puissance de destruction
Tous les destructeurs peuvent détruire des feuilles de papier avec un grammage standard (80g/m²) mais si vous avez des besoins spécifiques, alors vous devrez vous tourner vers des destructeurs plus puissants. Certains modèles sont parfaitement conçus pour la destruction d’agrafes ou trombones, de cartes bancaires, de CD/DVD, etc.
Zoom sur les fonctionnalités supplémentaires de certains destructeurs
Certains destructeurs disposent de fonctionnalités supplémentaires, qui vous permettent de gagner du temps, prolongent la durée de vie de votre appareil et renforcent la sécurité des utilisateurs et des données.
Fonction anti-bourrage :
La technologie anti-bourrage permet d’éviter de bloquer votre destructeur avec un problème de bourrage papier.
Verrouillage sécurisé :
Pour éviter les accidents si vos doigts s’approchent trop près des lames.
Volume sonore :
Il existe des distributeurs quasiment silencieux, parfaits pour les personnes ayant besoin de calme.
Entretien automatique :
Les cylindres de coupe se lubrifient automatiquement et vous n’aurez pas besoin de penser à le faire régulièrement.
Démarrage et mise en veille automatiques :
Le destructeur se déclenche tout seul lorsque vous approchez une feuille et se met en veille après une certaine période d’inactivité.
Nos conseils d’entretien
Prolongez la durée de vie de votre destructeur en l’entretenant correctement et en choisissant des consommables adaptés !
Pensez à huiler régulièrement les lames à l’aide d’un lubrifiant ou de feuilles pré-lubrifiées. C’est ce qui permet de découper correctement vos documents, en limitant les risques de bourrage et de surchauffe du moteur.
N’attendez pas que votre corbeille déborde pour la vider. Lorsqu’elle est trop pleine, le papier déjà découpé peut venir se coincer dans les lames de coupe. Choisissez des sacs adaptés à la contenance de votre corbeille et pensez à la vider avant qu’il ne soit trop tard !
Vous avez encore un doute quant au choix du destructeur adapté à vos besoins ?
Contactez votre commercial ou notre service client, ils sauront vous guider !
Foire Aux Questions - Destructeurs de documents
- Courriers, brouillons ou documents sans données sensibles → Destructeur à coupe droite, niveau P-2 ou P-3
- Factures, devis ou contrats commerciaux → Destructeur à coupe croisée, niveau P-4
- Bulletins de paie, dossiers RH ou données clients → Destructeur P-5
- Dossiers médicaux ou juridiques → Destructeur à coupe micro, niveau P-6 minimum
- De gros volumes de documents quotidiennement → Destructeur automatique avec une corbeille grande capacité
- Pour un usage personnel ou en télétravail → Destructeur compact, pouvant détruire une dizaine de feuilles simultanément
Le niveau DIN détermine le degré de sécurité du destructeur. Pour des documents « courants », un niveau P-2 ou P-3 est suffisant. Le niveau P-4 est généralement recommandé en entreprise car il permet de détruire des contrats, devis, factures et données clients en toute sécurité. Pour les documents contenant des informations très sensibles, comme les dossiers médicaux, juridiques ou stratégiques, il est préférable d’opter pour un niveau P-5, voire P-6 ou P-7 en fonction du degré de confidentialité.
La différence principale entre les types de coupe réside dans le niveau de sécurité. Un destructeur à coupe droite découpe les feuilles en bandes : il est plus rapide et économique mais offre une confidentialité limitée. La coupe croisée transforme les documents en petits confettis, ce qui rend leur reconstitution beaucoup plus difficile. C’est le choix le plus fréquent dans les entreprises. Enfin, la coupe micro réduit les documents en particules très fines, et offre donc le niveau de sécurité maximal.
Oui, de nombreux destructeurs de documents sont en capacité de détruire des feuilles agrafées ou reliées avec des trombones. Il existe des modèles acceptant également les cartes bancaires (ou autres cartes plastifiées), les CD et DVD, etc. Avant d’utiliser votre destructeur, veillez à vérifier les matériaux acceptés afin de ne pas endommager le mécanisme de coupe.
Avant d’acheter un destructeur de documents, il est conseillé de vérifier plusieurs critères : le niveau de sécurité DIN, le type de coupe, la capacité de destruction, le volume de la corbeille, le temps de fonctionnement continu et le volume sonore. Nous vous recommandons également de vérifier les matériaux acceptés par l’appareil (agrafes, CB…) et les fonctionnalités supplémentaires (démarrage automatique, fonction anti-bourrage, protection contre la surchauffe, etc.). Choisir un destructeur adapté à la fréquence d’utilisation et au volume de documents à détruire permet d’assurer de bonnes performances et une plus grande longévité de l’appareil.
