Na de zomervakantie is het soms moeilijk om de dossiers weer op te pakken en met een helder hoofd terug aan de slag te gaan. Hier volgen enkele tips om het nieuwe werkjaar te organiseren en een nieuwe start nemen!
Terug aan de slag
U moet natuurlijk eerst uw e-mails doornemen, nadat u ze hebt gesorteerd op datum van ontvangst. U kunt de e-mails die u gelezen hebt en die u niet hoeft te beantwoorden, klasseren in mappen en alleen de e-mails die een actie of een antwoord van u vereisen, in uw inbox bewaren. U kunt desgewenst een notitieboek meenemen, bij voorkeur een professioneel schrift om uw aantekeningen optimaal te organiseren en de taken die u moet uitvoeren te noteren. Noteer de onderwerpen of dossiers die tijdens uw afwezigheid werden besproken en benadruk de belangrijkste punten die u zult moeten behandelen.
Er gaat niets boven een kleine teamvergadering om de draad weer op te nemen! Nodig voor dit punt alleen uw naaste collega's uit, met wie u dagelijks samenwerkt, dan kunnen ze u uitleggen wat er tijdens de vakantie gebeurd is en wat er naar verwachting te gebeuren staat. Deze bijeenkomst kan ook een gelegenheid zijn voor een informeel gesprek, om de banden aan te halen!
Plan het vervolg
Plan voor elk van de onderwerpen die u moet behandelen de te ondernemen acties, of maak een retro-planning. Begin hiervoor bij de datum waarop het dossier moet worden ingediend en werk terug naar de huidige datum, waarbij u een schatting maakt van de tijd die nodig is om elk van de door u vastgestelde stappen te voltooien. Noteer vervolgens elke actie op de datum die u bepaald hebt in uw digitale agenda (waarmee u herinneringen kunt instellen), op een kalender of in uw papieren agenda. Bestel gerust een nieuwe agenda, ingedeeld per schooljaar (september tot september).
Advies nodig? Raadpleeg onze koopgids: De juiste agenda kiezen.
Organiseer uw dossiers
Neem uw dossiers opnieuw op en sorteer de documenten die relevant zijn voor de lopende zaken. Kies, afhankelijk van uw organisatie, een ordner met hefboom met tussenbladen of anders een sorteermap als u aan veel onderwerpen werkt maar ze snel moet verwerken. U kunt ook kiezen om te klasseren op onderwerp met mappen en submappen of gekleurde hoekmapjes. Gebruik voor het organiseren van uw kantoor brievenbakjes, tijdschriftenrekken en sorteerders!
Dit geldt ook voor uw computer: ruim uw virtuele kantoor op, leeg uw map Downloads (zet bestanden in de juiste mappen en verwijder bestanden die niet langer nuttig zijn) en uw prullenbak.
Op kantoor, (een beetje) zoals thuis
Aarzel niet om uw kantoor in te richten en te personaliseren, zodat u de draad terug kunt opnemen en u zich deze ruimte, waar u meerdere uren per dag doorbrengt, eigen kunt maken! U kunt opteren voor een plant, een kaars, foto's, een designlamp, één of meer inspirerende citaten om aan de muur te hangen of als achtergrond voor uw computerscherm ... Creëer een warme en motiverende werksfeer voor uzelf, zonder dat uw kantoor vol komt te staan natuurlijk ;)
Denk ook aan uw comfort
Een goed voornemen voor het nieuwe werkjaar? Zorg goed voor uzelf! Dit betekent ook dat u kiest voor van kantoormeubilair en -accessoires die aan uw lichaam zijn aangepast. Om te beginnen is de keuze van de juiste bureaustoel van essentieel belang om de hele dag een goede houding te kunnen aannemen.
Er bestaat heel wat ergonomische uitrusting, dus waarom zou u er geen gebruik van maken? Wat dacht u van een verticale muis, een polssteun of een zit-sta-bureau? Wij werken dit onderwerp verder uit in onze gids "Hoe creëert u een ergonomische werkruimte".
Vergeet ook niet om regelmatig te pauzeren, om het uur te stretchen, te hydrateren... zodat u niet te snel het profijt van uw vakantie verliest.
En voor telewerken?
Bovenstaande tips werken natuurlijk ook als u vanuit huis werkt, vanuit een koffiezaak of een coworking space... En als u meer tips over dit onderwerp wenst, raadpleeg dan ons artikel "Efficiënt telewerken"
Veel succes met het nieuwe werkjaar!