Volgens een studie uitgevoerd door Malakoff Médéric Humanis, heeft 29% van de loontrekkenden van telewerk gebruik kunnen maken in 2019. Een getal dat voortdurend blijft stijgen en deze toename lijkt niet te gaan stoppen. Maar hoe werk je doeltreffend op afstand? Hoe blijf je productief en geconcentreerd en houd je contact met je collega’s? Hieronder vind je onze aanbevelingen.
Houd je aan een dagelijkse telewerkroutine
Hoewel onze gewoonten door telewerken veranderen, is het van essentieel belang dat we een kader en een werktijdregeling naleven. Wij raden je aan je werkdag op dezelfde manier te organiseren als wanneer je naar kantoor gaat en ongeveer op hetzelfde moment te beginnen / te eindigen. Zo kun je bereikbaar en beschikbaar blijven voor je collega’s die dezelfde werktijden als jij hebben.
Tenzij een andere organisatie jou beter past! Wanneer je geen traject hoeft af te leggen, kun je je werktijden lichtjes verschuiven door eerder aan je werkdag te beginnen of die later te beëindigen. Telewerkdagen kunnen ook een gelegenheid zijn om een langere lunchpauze te nemen en die pauze door te brengen samen met je echtgeno(o)t(e) en/of je kinderen. Wel moet je één ding in het achterhoofd houden: houd je elke dag aan hetzelfde ritme om dat ritme niet kwijt te raken. Op dezelfde manier bouw je regelmatig pauzes in, waarmee je je dag kunt indelen en tot ‘s avonds geconcentreerd kunt blijven. Daartoe kun je de Pomodoro-methode toepassen. Die omvat ononderbroken werken gedurende tijdvensters van 25 minuten, afgewisseld met 5 minuten pauze; nadat je 4 tijdvensters van 30 minuten hebt afgerond (25+5), kun je een pauze van 15 tot 30 minuten nemen voordat je de cyclus opnieuw aanvat. Deze methode bevordert de concentratie en je vermijdt afleiding en uitstelgedrag. Gebruik ze wanneer je verstrooid bent! Nog een heel belangrijke tip om een dagelijkse routine aan te houden: werk niet in pyjama en houd de gewoonte je elke ochtend aan te kleden. Je hoeft je niet piekfijn uit te dossen en kunt zeker een comfortabele outfit aantrekken. De achterliggende gedachte is gewoonweg dat je je hersenen laat begrijpen dat je naar de ‘professionele’ modus overgestapt bent en dat je jezelf zo in de juiste gemoedstoestand brengt om de dag te beginnen.
Organiseer en prioriteer je taken
Wanneer we overstappen op telewerken, kunnen we ons snel gedesoriënteerd voelen, niet wetend waar te beginnen. Telewerken vereist soms meer organisatie en zelfdiscipline.
Het geheim om gemotiveerd te blijven, realistische doelen te stellen in de loop van de tijd en ze op te splitsen in kleine taken. Zo kun je bijvoorbeeld je weekdoelen overzichtelijk weergeven op een planbord, zodat je ze altijd voor je hebt, en de tussenliggende taken plannen die elke dag van de week moeten worden uitgevoerd om die doelen te bereiken. Daartoe kun je opteren voor een weekplanner, deze taken noteren in je agenda of in een notitieboekje. Trello is ook een uitstekend digitaal instrument om je to-dolijsten op te stellen en eventueel taken toe te wijzen aan andere collega’s. Zo hoef je ‘s ochtends enkel nog een blik te werpen op je to-dolijst van de dag om aan het werk te gaan! Met deze planning krijg je een kader, zodat je weet waaraan je moet werken, en je doelen en deadlines ook duidelijk kunt communiceren aan je team. Bovendien is één van de voordelen van telewerken dat je minder door je collega’s wordt gevraagd en dus geconcentreerder en productiever kunt zijn. Het is dus de ideale gelegenheid om te werken aan omvangrijke dossiers, die meer tijd, inzet en perspectief vereisen.
Houd contact met je collega’s en je professionele wereld
Wanneer je thuiswerkt, alleen, dan is het belangrijk regelmatig met je collega’s te communiceren. Natuurlijk zijn interne mails en systemen voor berichtenuitwisseling heel nuttig, maar spreken is warmer en helpt misverstanden en dubbelzinnigheden te voorkomen dankzij de intonaties die we uitzenden.
Daarom raden wij u aan de voorkeur te geven aan de telefoon en elke ochtend of om de andere dag een videoconferentie te organiseren om de vlotte voortgang van de uit te voeren taken te bespreken en de volgende te plannen. Dit is een goede manier om de teamgeest te behouden en ervoor te zorgen dat al uw medewerkers zich tegelijktertijd op hetzelfde informatieniveau bevinden. Aarzel vooral niet om uw collega’s op de hoogte te stellen van uw beschikbaarheid! Wanneer we thuiswerken, dan durven onze collega’s ons vaak niet te bellen, uit angst dat ze ons zouden storen. Vertel hun dat je, indien nodig, nog steeds bereikbaar bent via e-mail, telefoon of video. Het is belangrijk contact te houden voor professionele kwesties, maar ook om meer informeel uit te wisselen. Dus kun je tijdens je koffie- of je lunchpauze een collega bellen voor nieuws of om onderwerpen te bespreken die voor jullie beiden van belang zijn. Om verbonden te blijven met de buitenwereld doe je best meer aan monitoring om op de hoogte te blijven van het laatste nieuws in je vakgebied. Zo kun je webinars volgen over onderwerpen die je professionele sfeer raken.
Wees uitgerust om efficiënt te kunnen telewerken
Om bij het telewerken productief te blijven, is het van essentieel belang dat je goed uitgerust en geïnstalleerd bent. Je hebt minstens een geschikte stoel nodig om je onderrug te ontlasten, een groot scherm en zelfs een hoofdtelefoon als je een groot deel van de dag aan de telefoon doorbrengt.
Richt een ruimte in die je speciaal wijdt aan telewerk
Om efficiënt te kunnen telewerken, richt u best een geschikte ruimte in. Indien mogelijk is het raadzaam een kamer aan uw kantoor te wijden: hierdoor kun je jezelf isoleren, gefocust blijven en afleiding vermijden.
Als dat niet mogelijk is, probeer dan toch een onderscheid te maken tussen uw telewerkruimte en de rest van de kamer waarin deze zich bevindt, bijvoorbeeld met een verwijderbare scheidingswand of een decoratief scherm. Je kunt de ruimtes ook scheiden met planten of met een rek (zo’n rek is overigens handig voor het opbergen van al je professionele documenten).
Beweeg en zorg voor je lichaam
Wist je dat het menselijk lichaam niet gemaakt is voor een volledig sedentaire levensstijl? Geef daarom tijdens je werkdag voorrang aan tijdstippen voor een pauze of voor beweging, of je nu thuis of op kantoor bent. Daartoe moet je elk uur opstaan en minstens 10 stappen lopen om de bloedcirculatie te reactiveren. Je kunt ook je heupen strekken (die een hekel hebben aan zitten en uiteindelijk pijnlijk op slot geraken) en je nek, je enkels … Luister naar je lichaam! Rek je minstens 5 minuten uit op een dag om spanning los te laten.
Om het stressniveau te verminderen kunt u ook ademhalingsoefeningen overwegen zoals hartcoherentie, een oefening die ideaal is om de ademhaling en het hartritme te harmoniseren. Gewoon 5 tellen ademhalen (5 seconden inademen en 5 seconden uitademen) gedurende 5 minuten en je krijgt 4 uur rust! Goed ademhalen stimuleert ook het middenrif en het rekt de wervelkolom uit.
Welke werkpositie neem je aan? De rug en de hoofdhouding moeten recht blijven en het wordt aanbevolen de benen naast elkaar te zetten, zodat beide voeten stevig op de grond staan (Een voetensteun of zitbal kan helpen). Het scherm moet op ooghoogte staan. Aarzel dus niet om het, indien nodig, hoger te plaatsen met een schermsteun. De armen daarentegen moeten 90 graden gebogen zijn en op het bureau of de armleuningen van uw stoel rusten. Met een ergonomische muis kun je een natuurlijkere polshouding aannemen en zo spierspanning verminderen.
Laatste tip, maar daarom niet minder belangrijk: hydrateer je! Het wordt aanbevolen elk uur een klein glas water te drinken. Wat als je van je wandelpauze gebruik zou maken om je glas bij te vullen? :)
Hoe ga je ermee om wanneer je partner of je kinderen je nodig hebben?
Thuiswerken kan betekenen dat je je werkruimte deelt met je partner en je kinderen. Hoe kun je jezelf isoleren en je dierbaren laten begrijpen dat je aan het werk bent? Twee sleutelwoorden: organisatie en communicatie.
Organisatie komt eerst! Als je kinderen hebt en je partner is ook aan het telewerken, stel dan een duidelijk planningsschema op waarin je bepaalt wie op welk tijdstip voor de kinderen en het huis kan zorgen. Sommige ouders kiezen ervoor de dag in twee te delen (de één zorgt ‘s ochtends voor de kinderen, de andere ‘s namiddags) of hem op te splitsen (om dat te doen volgens een beurtrol). Anderen zorgen ervoor dat ze werken wanneer hun kinderen slapen (vroeg in de ochtend, ‘s namiddags en ‘s avonds). Extra tip: Stel vooraf een lijst op met lunches die je tijdens de week kunt bereiden, om te voorkomen dat de ouder die om 11.45 uur voor de maaltijd verantwoordelijk is niet eruit geraakt.
Naast het planningsschema van de ouders kun je ook de tijd van de kinderen organiseren! Het is overigens een uitstekend idee hen te betrekken bij de planning van tijd voor school en voor recreatie. Een workshop boetseren, schrijven, kleuren, koken, lezen … Er zijn activiteiten te over om te doen en te bedenken. Bespreek het met je kinderen, vraag hun hoe ze zich willen organiseren en wat ze zouden willen doen. Vertel hun ook duidelijk welke ouder op welk tijdstip van de dag bij hen zal zijn en of er momenten zijn waarop ze dingen alleen moeten doen.
Zo wordt deze organisatie een nieuwe routine die de tijd van je kinderen structureert en hen geruststelt. Ze zullen je minder nodig hebben, omdat ze dan weten dat je quality time-momenten hebt gepland die je in de loop van de dag met hen zal doorbrengen.
Natuurlijk heeft het idee te werken met een planning minder kans van slagen bij jonge kinderen. In dat geval kan het beter zijn te werken wanneer zij slapen. Hier zijn toch enkele tips om hen bezig te houden terwijl je werkt, als je alleen bent of als je partner op hetzelfde moment als jij moet werken:
Beveilig je huis, zodat je kind veilig kan spelen. Berg alle scherpe voorwerpen op en bescherm de hoeken van je meubels. Je kunt ook een speelruimte afbakenen die zich in je gezichtsveld bevindt.
Laat boeken en spelletjes klaarstaan, maar let op: haal niet alles tegelijk te voorschijn en leg bepaald speelgoed opzij om het later aan je kind te geven! Door de ‘nieuwigheid’ worden deze voorwerpen aantrekkelijker en zal je kleintje zich minder snel vervelen. Je kunt hem of haar uitzonderlijk ook laten spelen met alledaagse voorwerpen die een beetje anders (maar niet gevaarlijk) zijn, zoals een houten lepel, een bolletje wol ...
Opdat je kind zich minder alleen zou voelen kun je op de achtergrond rustgevende muziek of een luisterverhaal afspelen.
Communiceer! Zodra jullie het planningsschema zijn beginnen te gebruiken, hebben je partner en jullie kinderen een duidelijk beeld van de momenten waarop je niet gestoord mag worden, zodat jij correct kunt werken. Dit schema moet worden gerespecteerd door iedereen, dat wil zeggen door je kinderen en je partner, maar ook door jezelf.
Als je aan het werk bent, stuur dan duidelijke signalen naar je dierbaren om je onbeschikbaarheid aan te geven. Je kunt bijvoorbeeld een hoofdtelefoon met ruisonderdrukking opzetten of de deur van je kantoor sluiten, als je over een afzonderlijk kantoor beschikt.
Deel ten slotte je planning met je meerderen en je collega’s. Zo weten ze wanneer je thuiswerkt en op welke tijdstippen ze je gemakkelijk kunnen bereiken.
Door goed georganiseerd en transparant te zijn, kun je zonder al te veel moeite met je kleine gezin thuiswerken (ook al zijn sommige dagen misschien moelijker dan andere – moed!).
