Hoe kies ik mijn papiervernietiger?
Gezien de toename van fraude zijn papiervernietigers tegenwoordig meer dan ooit onmisbaar in bedrijven. Ze helpen uw gevoelige gegevens, zoals klantinformatie, HR- of financiële gegevens, te beschermen en zo te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 2018 van kracht is. Deze wet verplicht bedrijven en overheidsinstanties die gegevens verwerken om de veiligheid ervan te waarborgen, vanaf het moment van verzameling tot aan de vernietiging. Het volstaat echter niet om een vel papier in tweeën te scheuren en het in de prullenbak te gooien om de inhoud ervan te beschermen.
Om de juiste papiervernietiger te kiezen, moet u nadenken over het gebruik dat u ervan gaat maken, de hoeveelheid te vernietigen documenten en uw behoeften op het gebied van beveiliging.
Wat zijn de criteria voor het kiezen van een papiervernietiger?
1. het veiligheidsniveau
De keuze van vernietiger ligt voor het grootste deel in uw veiligheidswensen.
Er bestaan 5 veiligheidsniveaus (norm DIN 32757) :
- DIN P-1: Algemeen veiligheidsniveau (professionele documenten, niet-gevoelige documenten, persoonlijke documenten,...);
- DIN P-2: Standaard veiligheidsniveau (interne documenten, financiële documenten,...);
- DIN P-3: Vertrouwelijk veiligheidsniveau (commerciële gegevens, salarisinformatie,…);
- DIN P-4: Geheim veiligheidsniveau (strategische voorstellen, vertrouwelijke personeelsdossiers,…);
- DIN P-5 à DIN P-7: ‘Top secret’ veiligheidsniveau (overheids- en militaire documenten,…).
2. Het snijtype
Naast de veiligheidsniveaus zijn er verschillende soorten sneden:
- Rechte snede (veiligheidsniveau 1 en 2 = (lage/gemiddelde veiligheid): snede met dunne vezels;
- Kruissnede (veiligheidsniveau 3 = hoog veiligheidsniveau): vermaalt tot kleine deeltjes;
- Micro- en supermicro-snijwerk (veiligheidsniveaus 4 en 5 = zeer hoog veiligheidsniveau): verwerking tot microscopisch kleine deeltjes.
Onthoud dat hoe kleiner de snede is, hoe hoger het beveiligingsniveau zal zijn, omdat documenten die tot fijne deeltjes zijn vermalen moeilijker te reconstrueren zijn dan documenten die alleen in reepjes zijn gesneden.
3. Manuele of automatische vernietiger?
Afhankelijk van uw behoeften, de omvang en de frequentie waarmee uw documenten worden vernietigd, kunt u kiezen voor een manuele vernietiger of een automatische vernietiger.
Om de manuele vernietigers te gebruiken moet u er naast blijven staan tot het einde, maar weet u ook dat er geen documenten zonder toezicht worden achtergelaten.
Daarentegen leveren de automatische papiervernietigers een echte tijdwinst op, want u hoeft alleen maar de lade te vullen en op een knop te drukken om het vernietigen van uw documenten te starten. Het nadeel is echter dat deze documenten in verkeerde handen kunnen vallen terwijl ze wachten om vernietigd te worden
Vergeet niet de doorvoercapaciteit te controleren, dat wil zeggen het aantal vellen (standaardvellen met een gewicht van 80 g/m²) dat tegelijkertijd in de papiervernietiger kan worden ingevoerd, en de vernietigingssnelheid, die kan variëren afhankelijk van de hoeveelheid ingevoerd papier en het papiergewicht.
4. De inhoud van de papierbak
De inhoud van de papierbak hangt af van het aantal personen die de vernietiger gebruiken en van de hoeveelheid te vernietigen documenten. Deze wordt doorgaans uitgedrukt in liters en in het aantal A4-vellen dat kan worden opgevangen.
Let op: het is niet zo dat een prullenbak minder documenten kan bevatten alleen omdat hij kleiner is dan een andere. De micro-snijtechniek versnippert uw papier namelijk tot heel kleine stukjes, die minder ruimte innemen dan reepjes. Zo kan een papiervernietiger met micro-snijtechniek en een kleine prullenbak waarschijnlijk evenveel vellen bevatten als een papiervernietiger met rechte snijtechniek en een grote prullenbak!
5. De kracht van de vernietiger
Alle papiervernietigers kunnen vellen papier met een standaardgramgewicht (80 g/m²) vernietigen, maar als u specifieke behoeften hebt, moet u kiezen voor krachtigere papiervernietigers. Sommige modellen zijn speciaal ontworpen voor het vernietigen van nietjes of paperclips, bankkaarten, cd’s/dvd’s, enz.
Een nadere blik op de extra functies van bepaalde papiervernietigers
Sommige papiervernietigers beschikken over extra functies waarmee u tijd kunt besparen, de levensduur van uw apparaat kunt verlengen en de veiligheid van gebruikers en gegevens kunt verbeteren.
Anti-papierstoringfunctie:
Dankzij de anti-papierstoringtechnologie voorkomt u dat uw papiervernietiger vastloopt door een papierstoring.
Veilige vergrendeling:
Om ongelukken te voorkomen als uw vingers te dicht bij de messen komen.
Geluidsvolume:
Er zijn vrijwel geruisloze vernietigers, ideaal voor mensen die behoefte hebben aan rust.
Automatisch onderhoud:
De snijcilinders worden automatisch gesmeerd, zodat u daar niet regelmatig aan hoeft te denken.
Automatisch opstarten en in slaapstand zetten:
De papiervernietiger start vanzelf wanneer u een vel papier erin legt en schakelt na een bepaalde tijd van inactiviteit over naar de stand-bymodus.
Onze onderhoudstips
Verleng de levensduur van uw papiervernietiger door hem goed te onderhouden en de juiste verbruiksartikelen te kiezen!
Denk eraan om regelmatig de messen in te vetten aan de hand van smeerolie of ingesmeerde vellen. Zo kunt u uw documenten correct snijden, waardoor het risico op papierstoringen en oververhitting van de motor wordt beperkt.
Wacht niet tot uw prullenbak uitpuilt voordat u hem leegmaakt. Als hij te vol is, kan het reeds gesneden papier vast komen te zitten tussen de snijmessen. Kies uit tassen die aangepast zijn aan de inhoud van de papierbak en denk eraan deze te legen voor het te laat is !
Twijfelt u nog steeds over welke papiervernietiger het beste bij uw behoeften past?
Neem contact op met uw verkoopvertegenwoordiger of onze klantenservice; zij kunnen u verder helpen!
