Archiveer volgens je behoeften
Veelvuldige raadpleging: het hedendaagse lopende archief
Doel: je werkruimte opruimen
Voor meer efficiëntie is het belangrijk alleen actuele onderwerpen op uw bureau te bewaren. Bepaalde bestanden moeten echter, ook als ze verwerkt zijn, toegankelijk en gemakkelijk raadpleegbaar blijven.
Afhankelijk van de ruimte en het meubilair dat je hebt, zijn er verschillende oplossingen voor je beschikbaar:
Je lopende archieven zijn zichtbaar: kies voor archiefdozen, ook wel transferdozen genoemd, in kleuren die je kantoor opfleuren.
Je hebt geen meubilair: geef de voorkeur aan classificatiemodules. Richt je kantoor zo voordeliger in! Dankzij de lades blijven je documenten opgeborgen en gemakkelijk toegankelijk.
Sporadische raadpleging: tussentijdse archieven of tussendepots
Doel: sorteren, organiseren en classificeren
Bepaalde documenten moeten zeker binnen handbereik blijven, maar worden niet dagelijks geraadpleegd. Het doel hier is dus te classificeren met het oog op de definitieve archivering, die doorgaans aan het einde van het jaar plaatsvindt.
Bereid de jaarlijkse archivering voor met behulp van oplossingen die gemakkelijk in je definitieve archieven kunnen worden geïntegreerd.
Als je voor je definitieve archivering containers of archiefdozen gebruikt, kies dan archiefmapjes of -dossiers voor je tussentijdse archivering.
Als je rekken hebt voor je definitieve archivering, zijn archiefdozen de ideale oplossing, aangezien je ze alleen maar hoeft te verplaatsen van je kantoor naar je archiefruimte.
Zeldzame raadpleging: definitieve archieven
Doel: bewaren en beveiligen
De bewaartermijn van documenten kan tot 30 jaar bedragen. Kies producten die aan de ruimte (temperatuur, grootte, vochtigheid) aangepast zijn.
Wijs per type document een container toe op basis van de bewaartermijn en plaats je dozen of ringmappen meteen erin.
Voor een vochtige ruimte: kies voor waterafstotende dozen en kratten. Ze zorgen voor een betere bewaring van je documenten in een vochtige ruimte.
Kies voor een kleine kamer containers met opening aan de voorkant. Zelfs gestapeld blijft de inhoud toegankelijk. Je kunt ook kiezen voor kratten van klein formaat, die zijn handzamer.
Ken de technische specificaties
Handmatige of automatische montage?
Bij handmatige montage moet de doos of de krat volledig worden opgebouwd: alleen de vouwen zijn voorgevormd. De montage is langer en complexer, maar:
- Ze zijn makkelijker op te bergen (nemen minder plaats in, omdat de dozen volledig plat zijn);
- Deze dozen kosten minder.
Automatische montage zorgt voor een echte tijdsbesparing. Als je in korte tijd een grote hoeveelheid dozen of kratten moet monteren, is dit ongetwijfeld de oplossing die de voorkeur verdient.
Karton of polypropyleen?
Kratten en archiefdozen, die vaak van karton gemaakt zijn, kunnen echter ook van polypropyleen gemaakt worden. Polypropyleen is een soort plastic dat bijgevolg robuuster en duurzamer is dan karton. Als je archieven verschillende jaren bewaard moeten worden, als de bewaarplaats vochtig is of als je kratten en dozen regelmatig verplaatst of gehanteerd zullen worden, kies dan voor producten van polypropyleen.
Wat je moet weten
Hangmappen : classificeren of archiveren?
Classificeren is het ordenen van documenten, archiveren is het bewaren ervan. In beide gevallen is de gouden regel precisie: elk document moet snel kunnen worden teruggevonden! In bepaalde bedrijven of bepaalde diensten moeten documenten, zelfs als ze gearchiveerd zijn, regelmatig toegankelijk blijven. In dit geval is het gebruik van hangmappen bijzonder geschikt: ze zijn geordend, gemakkelijk toegankelijk, beschermd ... je dossiers worden in de beste omstandigheden gearchiveerd. Zorg ervoor dat je polypropyleenmappen kiest voor volumineus archiefmateriaal of voor zware lasten, en geef de voorkeur aan Kraft dossiermapjes (bestendig naargelang van de grammage (het gewicht) van het papier) voor eenmalig of dagelijks classificeren. Controleer ook de capaciteit van je dossiers. Het laatste punt dat niet mag worden verwaarloosd met betrekking tot het gebruik van hangmappen: ga na of het mogelijk is ze te classificeren in een continue indeling. Hierdoor kun je de bestanden koppelen om de last van de documenten te verdelen, wat een optimaal gebruik garandeert.
Archieven in lopende of strekkende meter
Archivarissen meten hun archieven in strekkende meter, oftewel het aantal documenten dat is opgeborgen op een plank van 1 meter lang. Wetende dat 1 strekkende meter archief gemiddeld 50 kg weegt, begrijpen we dat we belang moeten hechten aan het optimaliseren van onze archivering. Hier volgen enkele tips:
Kies lichtgewicht papier (1 vel A4-papier van 80 g weegt ongeveer 5 g, één van 50 g slechts 3 g)
Kies voor dubbelzijdig printen.
Beperk het gebruik van dikke mappen en hoezen (geef de voorkeur aan submapjes van 60 gram).
Accessoires bij het archiveren
Wanneer je ringmappen moet legen om de inhoud in dozen of containers te archiveren, kun je tijd besparen door archiveringsmechanismen te gebruiken, zoals metalen klemmen of archiveringsclips. Zo kun je je ringmap hergebruiken en optimaliseer je de ruimte die nodig is voor het bewaren van je documenten.
Indexering
Niets lijkt meer op een archiefdoos dan een andere archiefdoos. Daarom is het essentieel de inhoud en het jaartal van de gearchiveerde dossiers duidelijk aan te geven. De kratten en dozen hebben allemaal één of meer zijkanten die daarvoor ontworpen zijn. Voor een schoner resultaat kunt u ook een titelprinter of een labelprinter gebruiken. Door te kiezen voor verschillend gekleurde labels maakt je je ordening in één oogopslag duidelijk.
Kwaliteit van de dozen
Voor definitieve archivering of voor een lange levensduur van uw dossiers is het aan te raden sterkere dozen te gebruiken (de zogenaamde Amerikaanse dozen). Deze dozen zijn bestand tegen vocht, barsten en stapelen. Ze zijn daarom ideaal voor opslag in een kelder of in een kast. Deze dozen worden plat geleverd en zijn voorzien van 4 kleppen.
De enkele groef (goede weerstand): bruikbaar voor lichte, niet heel kwetsbare producten, van 10 tot 30 kg, of voor producten die de hele gekozen doos vullen.
De dubbele groef (hoge weerstand): bruikbaar voor zware of kwetsbare producten, van 30 tot 40 kg, of voor producten die de hele omdoos vullen.
