Covid-19 heeft ons ertoe aangezet telewerken in te schakelen om de epidemie in te dammen en onze werkmethoden te heroverwegen. Dan komt er hybride werk. Hybride werk of mobiel werk combineert op subtiele wijze aanwezigheid op kantoor en werken op afstand.
Waarin bestaat het precies en vooral: wat zijn de implicaties ervan voor de inrichting van kantoren en de essentiële uitrusting om comfortabel te kunnen werken, waar men ook is? Hier volgen enkele antwoorden.
Wat is hybride werk?
Hybride werken heeft tot doel de voordelen van telewerken te combineren met die van werken met fysieke aanwezigheid op kantoor. Met afstandswerken win je aan flexibiliteit, het beperkt de reistijd en kan een uitstekende optie zijn als je je op een dossier moet concentreren. Telewerken heeft echter ook grenzen zoals het gevoel van isolement. Sommige medewerkers kunnen dan de behoefte voelen om enkele dagen per week naar kantoor te komen, om de band met hun collega’s te herstellen en formele of informele vergaderingen te organiseren om als team vooruit te komen op het gebied van bepaalde onderwerpen.
Hybride werken is dus een evenwichtsoefening tussen de werktijd op afstand en kantoordagen.
Hoe creëer je op kantoor een werkruimte die aangepast is aan mobiel werken?
Mobiel werken lijkt een bevestiging te zijn van een trend die werd ingezet door afstandswerken: gedaan met individuele kantoren, maak plaats voor flexkantoren en gedeelde ruimtes! Iedereen gaat dus staan of zitten waar hij wil wanneer hij op kantoor aankomt, afhankelijk van zijn planning en de uit te voeren taken.
Het individuele kantoor blijft, maar nu wel thuis. Het bedrijf wordt een plaats om samen te werken waar medewerkers samenkomen, ideeën uitwisselen en banden leggen.
Verschillende werkruimtes op één plaats
Het bedrijf wordt dan een "multispace". Afhankelijk van de verschillende hoogtepunten van de dag heeft een medewerker mogelijk een plaats nodig om zich te concentreren, face-to-face met collega's te communiceren of nog om een vergadering op afstand te organiseren. De werkruimte past zich nu aan aan de mensen die er werken, en niet andersom.
De juiste balans tussen collectieve en individuele ruimtes
Dit betekent dat managers werkruimtes anders moeten inrichten en dat ze moeten jongleren tussen ruimtes gewijd aan het collectieve en ruimtes gewijd aan het individul. Het vinden van het juiste evenwicht is essentieel!
Men doet er goed aan volledig uitgeruste vergaderruimtes, plaatsen voor meer informele uitwisselingen, ontspanningsruimtes enz. in te richten, terwijl men ook plaats voorziet voor de momenten waarop de werknemer zich misschien een paar minuten moet concentreren om een belangrijke e-mail te schrijven, een telefoontje te plegen of iemand te ontmoeten die ook op afstand werkt.
Hiervoor zijn akoestische cabines of gesprekskamers ideaal! Die hebben het vermogen om van omgevingsgeluid te isoleren, ze zijn ook modulair en de beschikbare vierkante meters kun je ermee optimaliseren zonder dat er muren of scheidingswanden hoeven te worden geïnstalleerd. De stiltecabines geven heel goed weer wat ‘hybride werken’ betekent: samenzijn zonder te storen.
Om flexibiliteit en ecologische verantwoordelijkheid te combineren, zet het flexkantoor bovendien in op het hergebruik van meubilair, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf en zijn teams. Kleine tafels op wielen kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk van de ene naar de andere ruimte worden verplaatst. Compact als ze zijn, kunnen ze zowel dienen als bureau of voor het bijwonen van een vergadering. Bovendien kun je er in enkele seconden mee overschakelen van de ‘zit-’ naar de ‘sta-modus’.
Het kantoor als unieke verbindende plek
Als hybride werk goed wordt gedaan, fungeert het bedrijf als ‘totemplaats’: het draagt de waarden van het bedrijf uit en creëert een gevoel van verbondenheid voor de teams. Het begrip ‘zorg’, ‘zorgen voor’, wordt dan heel belangrijk.
Om ervoor te zorgen dat werknemers zich goed voelen in hun bedrijf, moeten de bedrijfsruimtes op een inclusieve manier ingericht worden. De ruimtes en het meubilair moeten nuttig en comfortabel zijn voor alle medewerkers, ongeacht hun leeftijd, handicap, lichaamstype enz.!
Ten slotte heeft het bedrijf een reële rol te spelen in het tegengaan van de schadelijke gevolgen van een sedentaire levensstijl (vierde risicofactor voor overlijden volgens de WHO). Daartoe kan het een vleugje ‘actief design’ aan zijn lokalen toevoegen, zodat de medewerkers tijdens het werk kunnen bewegen (met verschillende zitplaatsen, zit-sta-bureaus en sportmodules, door de mensen ertoe aan te moedigen de trap te nemen enz.).
Hoe rust je jezelf uit om in hybride modus te werken?
Twee sleutelbegrippen om te onthouden: mobiliteit en modulariteit!
Hybride werknemers zullen bijvoorbeeld vertrouwen op een rugzak die praktisch, comfortabel en heel duurzaam is om hun computerapparatuur en bestanden mee te nemen. Sommige modellen hebben twee aparte compartimenten, waardoor ze gemakkelijker in gebruik zijn. Een buitenvak met een kabelopening is handig: je kunt een externe batterij erin stoppen en je apparatuur opladen terwijl je onderweg bent. Kantelveilige zakken voorkomen dat ze per ongeluk vallen. Slecht weer? Overweeg een tas te kiezen met een waterdichte bodem. Als het warm is, voorkomt een model met een mesh rugpaneel dat je rug nat wordt.
Eens je ter plaatse bent aangekomen en je rugzak in je persoonlijke kastje hebt geplaatst, waarom zou je dan niet kiezen voor een flexkantoormodule? Zo’n modules zijn uitgerust met handgrepen en lades, zodat je je kantoorbenodigdheden en computeraccessoires kunt vervoeren naar de plaats waar je gaat werken, en met een anti-diefstal kabellus en een slot op een van de lades voor een gegarandeerde veiligheid. Zo’n module kan ook worden gebruikt als schermondersteuning, waaraan je een extern toetsenbord kunt toevoegen voor meer comfort. Een innovatieve oplossing waarmee je in een handomdraai een kantoorruimte creëert!
Tip: kies voor kwaliteitsmappen, die zijn essentieel om je dossiers te beschermen, ze te organiseren en ze zonder schade te transporteren. Modellen van polypropyleen, met compartimenten en gemaakt met een technologie zonder inktoverdracht, zijn ideaal.
Hoe communiceer je in een hybride modus?
Wanneer je besluit in een hybride modus te gaan werken, is communicatie uiterst belangrijk. Hoe kun je bijvoorbeeld een kwalitatief hoogstaande vergadering houden voor alle medewerkers, of ze nu ter plaatse zijn of op afstand?
Het is essentieel om je uit te rusten met laptops die voorzien zijn van camera's, een videoprojector, headsets, een 180 graden camera of zelfs een Bluetooth-luidspreker. Sommige luidsprekermodellen zijn bovendien heel licht, zodat je ze zonder problemen in een handtas of rugzak kan steken!
Digitale paperboards zijn ook uitstekende hulpmiddelen om een digitaal document tijdens een vergadering te presenteren, te annoteren en te corrigeren, voordat je alles in digitaal formaat naar de betrokken personen stuurt.
Verbindingsbeheer is ook cruciaal. Het spreekt voor zich dat alle medewerkers, of ze nu op kantoor, onderweg of thuis zijn, overal toegang moeten hebben tot het Internet en hun gedeelde bestanden. Daarom moet ter plaatse de locatie van de stopcontacten voor het opladen en verbinden van uw computer zorgvuldig bestudeerd worden. Kabeldoorvoertules zijn waardevolle hulpmiddelen om kabels te verbergen en te voorkomen dat ze in de war raken. Uiteraard is WiFi apparatuur essentieel! Sommige tafels of bureaus hebben ook geïntegreerde stopcontacten of zelfs draadloze oplaadstations.
Laten we tot slot afsluiten met gegevensbescherming! Wanneer u uw digitale bestanden tussen huis en kantoor vervoert, om nog maar te zwijgen van alle andere verplaatsingen, is het inderdaad essentieel dat je ze beveiligt, zodat ze niet verloren gaan, niet beschadigd raken of openbaar gemaakt worden. Gebruik hiervoor back-upmedium, of het nu een USB-stick, een externe harde schijf of een SD-kaart is. Je kunt je ook uitrusten met een antidiefstalkabel voor pc of met een rugzak of trolley met een antidiefstalsluiting voor uw computer en opslagapparaten.
Cloudsystemen zijn een solide alternatief voor het terugvinden en delen van uw bestanden, waar u ook bent, maar let op voor vertrouwelijkheidsproblemen. Bezorgd dat je webcam gehackt zou kunnen zijn? Er zijn camerahoesjes die je op je notebook, computer, smartphone of tablet kunt plakken of schuiven.
Hybride werken is een manier van werken die onze visie op bedrijfsruimtes en onze manier van communiceren met onze collega's, ons team, verandert. Deze slimme mix van face-to-face/telewerken is een echte revolutie die zich geleidelijk aan zou moeten verspreiden. Dus waarom zouden we ons nu niet aanpassen aan deze verandering?
